Was du über Trinkgeld bei Kartenzahlung wissen solltest
In kaum einem Land wird so viel mit Bargeld bezahlt wie in Deutschland. Während die meisten Gastronomie-Betriebe inzwischen Karten aller Art als Zahlungsmittel akzeptieren, wird es kompliziert, wenn es darum geht, das Trinkgeld mit der Karte abzurechnen. Denn das Trinkgeld steuerfrei an die Angestellten weiterzugeben, ist komplexer, als es sich der Gast vorstellt. Willkommen im Land der Bürokratie! Doch wer mich ein bisschen kennt, weiß, wie ich ticke: Nichts ist unmöglich! Es gilt also, eine vernünftige Lösung zu finden, die in der Umsetzung deutlich einfacher ist, als sie zunächst erscheint!
Hinweis: Dieser Artikel wurde von mir, Stephanie Bjarnason , nach bestem Wissen und Gewissen verfasst. Er ersetzt jedoch keine Steuerberatung und ich übernehme keine Haftung. Ich empfehle, die Vorgehensweise mit deiner Steuerberatung zu besprechen und abzustimmen.
Mach es deinen Gästen leicht, Trinkgeld zu geben!
Die Digitalisierung nimmt zu und eine Menge kaufkräftiger Gäste gehen inzwischen bargeldlos aus dem Haus - auch ich gehöre längst dazu, zugegeben, das liegt vermutlich in meinen skandinavischen Genen! Zum Glück haben die meisten Restaurants das verstanden und akzeptieren inzwischen alle Arten von Karten.
Beim Trinkgeld scheiden sich dann allerdings die Geister... Hier heißt es oft: “Bitte nur in bar”. Wenn ich als Gast kein Bargeld dabei habe, geht das Personal leider leer aus!
Moderne Kartenzahlungsterminals können die Trinkgeldabfrage selbst übernehmen, so dass diese unangenehme Frage bzw. Situation zwischen Servicepersonal und Gast entfällt! Über das Terminal kann einfach in Prozent oder in € eingegeben werden, wie viel Trinkgeld zusätzlich zum Rechnungsbetrag abgebucht werden soll.
Wie Trinkgeld an das Personal ausgezahlt wird
Du nimmst sowohl Bar- als auch Kartenzahlungen an?
Viele Kassensysteme haben die Möglichkeit, das Trinkgeld von Kartenzahlungen am Schichtende mit dem Bargeldbestand" zu verrechnen. Das bedeutet nichts anderes, als dass du weniger Bargeld zur Bank bringst, dafür das Trinkgeld am Schichtende wie gewohnt in bar an das Personal verteilst, unabhängig davon, ob es bar oder mit Karte angenommen wurde.
Du hast ein bargeldloses Konzept? Oder deine Kasse hat die oben beschrieben Funktion nicht?
Dann landen zunächst alle Karteneinnahmen auf dem Geschäftskonto des Unternehmens. Darunter also auch Trinkgelder, die mit Karte bezahlt wurden. Anders als bei Trinkgeld in bar, ist es beim Trinkgeld, das über Karte bezahlt wird, erforderlich, dieses korrekt in der Buchhaltung zu dokumentieren. Dies umfasst zunächst die Einnahme und später die Auszahlung des Trinkgeldes an das Personal.
Ähnlich wie beim Bartrinkgeld kannst du das Trinkgeld nach bestimmten Schlüsseln je nach Position und Arbeitszeit gerecht an das Personal verteilen. Danach bleibt nur noch, das Trinkgeld entsprechend der Berechnung an das Personal zu überweisen. Die Überweisung hat getrennt von der Gehaltsüberweisung mit dem Verwendungszweck „Trinkgeld Zeitraum XY“ zu erfolgen.
Wie wird Trinkgeld gebucht & versteuert? Und wann ist Trinkgeld steuerfrei?
Hier unterscheiden wir zwischen 2 Steuerarten: die Einkommensteuer, die bei einer natürlichen Person anfällt (sowohl angestelltes Personal als auch Inhaber:in) und die Umsatz- und Gewerbesteuer, die beim Unternehmen anfällt.
Beginnen wir mit den Einkommensteuern, da hier die Frage am einfachsten zu beantworten ist:
für das Personal ist das Trinkgeld steuerfrei. Es erscheint auch nicht auf der Gehaltsabrechnung.
für die Geschäftsinhaber:innen ist das Trinkgeld, egal ob bar oder digital, zwangsläufig als Einnahme zu versteuern. Ein guter Grund, warum es besonders sinnvoll ist, das Trinkgeld dem Personal zu geben, anstatt es zu behalten!
Und die Mehrwert- und Gewerbesteuern für das Unternehmen? Es kommt darauf an!
Handelt es sich um freiwilliges Trinkgeld, gehört es nicht zum Umsatz des Unternehmens, vorausgesetzt es wird direkt an das angestellte Personal gezahlt und entsprechend dokumentiert.
Ist das Trinkgeld zuvor mit dem Gast vereinbart (z.B. bei Caterings- oder Veranstaltungsangeboten), dann gilt es nicht mehr als „freiwillig“ und wird dementsprechend versteuert.
Die Dokumentation als Schlüssel zur Steuerbefreiung bei Trinkgeld
Entscheidend für den gesamten Prozess ist eine lückenlose Dokumentation, die mindestens einmal monatlich erfolgen sollte.
Es wird somit dokumentiert, dass die Trinkgelder, die dein Restaurant oder Café über Kartenzahlungen erhalten hat, an das Personal ausgezahlt wurden, welches zum Zeitpunkt die Dienstleistung erbracht hat. Damit soll auch Monate oder Jahre später, z.B. im Rahmen einer Wirtschaftsprüfung, nachvollziehbar gemacht werden, was mit den Trinkgeldern passiert ist.
Soweit die Information über deine Rechte und Pflichten als Inhaber:in! Doch bevor du es für dich umsetzt, stimme deinen Prozess unbedingt mit deiner Steuerkanzlei ab. Denn diese ist am Ende des Tages für die korrekte Erfassung der Geldbewegungen verantwortlich. Eine falsche Dokumentation oder Verbuchung kann zu einer höheren Steuerlast führen, und das wollen wir hier vermeiden!
Du brauchst Unterstützung, möchtest mit mir den Prozess für dein Unternehmen definieren, damit du ihn monatlich mit wenig Aufwand erledigen kannst? Dann sprich mich gerne an, denn ich habe dafür eine Excel-Tabelle entwickelt, mit der du die Berechnung im Handumdrehen durchführen und für deine Dokumentationspflicht nutzen kannst.